Organizzazione, disciplina e flessibilità, così l’imprevisto non fa paura!

Spesso si dice che con l’inizio di un nuovo mese inizi una nuova vita, una sorta di pagina bianca su cui scrivere una nuova storia. Si butta via il calendario del mese precedente, l’agenda nuova è ancora intonsa. Sarà per questo motivo che ad ogni anno nuovo si fa la lista dei buoni propositi, che sovente restano però solo delle frasi su carta. Come fare per renderli possibili senza trascurare i propri impegni e i propri doveri?

La parola essenziale, in questo caso, è pianificazione. Pianificare porta a organizzarsi, con la diretta conseguenza di essere più produttivi e di riuscire a realizzare più obiettivi. Un processo che appare a prima vista molto schematico e fa paura rimanendo dunque, come i buoni propositi, uno schema preparato a inizio anno e poi lasciato a prendere polvere. Nel lavoro come nella vita privata, organizzarsi è fondamentale, ma ancor di più lo è farlo nel modo corretto. Serve essere rigidi e intransigenti su quel che si deve per forza fare, sugli obiettivi da raggiungere, ma al contempo è richiesta flessibilità. Concetti che contrastano? Non per forza.

L’inizio del mese è sicuramente un buon momento per pensare a che cosa si desidera realizzare, in termini lavorativi e privati. Quali sono le priorità? Quali sono gli obiettivi? È meglio condividerli?

Da dove partire?

Il punto di partenza sono gli impegni già fissati o che si sa arriveranno (e spesso lo si sa che arriveranno, ma li si preferisce ignorare…). Tra di essi può banalmente rientrare il lavoro, che occupa alcune ore della giornata. All’interno del tempo di lavoro, ci sono i sotto-obiettivi, i compiti che si dovranno svolgere, le competenze che si dovranno acquisire per migliorare e per riuscire a portare a termine quel che viene assegnato. Dunque, all’interno di una giornata lavorativa l’organizzazione è fondamentale. Alcuni esempi: ripartire le attività, incrociare i compiti da svolgere con i colleghi in modo da suddividere le forze in modo equo, non lasciare tempi morti che penalizzano l’attività dell’azienda, della famiglia, ma anche il tempo del lavoratore stesso che dovrà gioco forza impegnare più energia, concentrazione e privarsi di nuove occasioni.

Pianificando, si potranno trovare delle finestre di tempo realmente libero; questo è il momento ideale per puntare su un obiettivo di crescita personale e quindi collettivo. Si può mettere in atto una strategia collaborativa andando a offrire un aiuto a coloro che sono in difficoltà e/o in ritardo, oppure usare il tempo per preparare al meglio il compito dell’indomani. O ancora, per formazione personale, perché maggiori competenze portano a tempo ottimizzato con attività svolte serenamente generando nuove opportunità per sé stessi e per l’azienda. Vari sono i metodi per incrementare la propria formazione; non sottovalutare mai l’ascolto delle conoscenze dei propri colleghi.

Quando si presenta l’imprevisto…

Un concetto di cui non bisogna dimenticarsi è l’imprevisto. L’imprevisto è un generatore di stress e in quanto tale deve essere affrontato per trasformarlo in una valida opportunità. Nel lavoro l’imprevisto è spesso dietro l’angolo ed è capace di vanificare da un momento all’altro ogni programma, idea, obiettivo, pianificazione delle risorse (umane, impiantistiche, ecc…). Ed è qui che entra in gioco la flessibilità, moda del mondo del lavoro odierno. Indispensabile è essere pronti ad aprire i propri orizzonti per staccarsi dalle rigide e ristrette visioni della propria area di competenza cercando di sfruttare l’occasione per valorizzare le proprie conoscenze e abilità (skills) inglobate in sé stessi. Gestire l’imprevisto richiede abilità che spaziano anche nel campo del sociale: a volte risulta più difficile comunicare il cambiamento che a metterlo realmente in pratica.

La chiave affinchè non faccia paura è…

Ma quanto pianificato allora slitta? L’imprevisto è una fonte di paura? La chiave alle risposte rimane sempre la flessibilità. Adottare strategie organizzative di pianificazione del tempo, delle metodologie di lavoro e delle risorse, come lo è per esempio lasciare delle tolleranze, fa in modo che l’imprevisto sia gestibile e senza generazione di affanno o danno. Ad esempio, quando si stila un programma di lavoro è concettualmente errato riempire ogni centesimo di secondo perché, come detto, quando un momento è “libero” questo lo si può ridestinare immediatamente in molti altri modi. In fase di preventivazione è concettualmente un errore portare il valore delle risorse a margine zero, ma è necessario considerare le giuste tolleranze proporzionate ai rischi che potrebbero derivare durante l’esecuzione delle lavorazioni. Pertanto “lasciare spazi di manovra” permette di tollerare l’imprevisto. E’ altresì vero che a livello morale non bisogna essere troppo severi con sé stessi nel momento in cui per motivo oggettivi non si riescono a raggiungere i propri obiettivi odierni. “Persistere, non mollare, apprezzare il proprio impegno e operato costruttivo!”

“A quello che non si è riusciti a portare a termine oggi gli si dedicherà più tempo domani, e se per caso oggi si è stati più produttivi si può continuare a esserlo lasciando dello spazio per l’indomani!

In questo modo, come in un puzzle, si incastreranno tutti gli impegni. Con flessibilità, tolleranza e abilità le giornate scorreranno in modo produttivo, soddisfacente e senza momenti di noia o panico.


Sfrutta l’imprevisto per sconfiggere la noia e valorizza ogni attività come momento di crescita!”

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